O Grupo Gavinho, mantenedor da UniCesumar, uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil, enfrentava um desafio comum no mercado educacional: como manter a operação de captação e matrículas funcionando durante o período de festas de fim de ano, quando o time comercial precisa descansar?
Dezembro é um mês crítico para as instituições de ensino. É quando milhares de estudantes tomam a decisão de ingressar no ensino superior, buscam informações sobre cursos, bolsas, modalidades de ensino e processos de matrícula. Parar o atendimento durante o período entre Natal e Ano Novo significaria perder uma janela crucial de captação — justamente quando muitos jovens decidem seu futuro acadêmico.
A UniCesumar já utilizava tanto o Whizz Agent da OmniChat quanto soluções de concorrentes em diferentes jornadas, mas ainda não havia testado um chatbot com IA capaz de conduzir sozinho o processo completo de qualificação de leads para matrícula.
Foi nesse contexto que Fabrício Gavinho (sócio do grupo) e Thiago Dornelas (gerente de inovação e tecnologia) apresentaram um desafio ambicioso para a OmniChat no final de dezembro de 2025: habilitar o Whizz Agent de qualificação para atender 100% do fluxo de "Matrículas 2026" de forma autônoma, sem intervenção humana, permitindo que o time humano descansasse nas semanas entre Natal e Ano Novo.
A solução: agente de IA Conversacional 100% autônomo no WhatsApp
A solução implementada pela OmniChat foi ativar pontualmente o Whizz Agent de qualificação, um agente de inteligência artificial conversacional treinado em processamento de linguagem natural (NLP, para assumir completamente a jornada de validação de leads durante o período de festas.
Como funciona o Whizz Agent de qualificação no WhatsApp
O Whizz Agent é um chatbot inteligente com IA generativa que vai muito além dos bots tradicionais baseados em regras. Ele:
Compreende linguagem natural: conversa de forma empática e contextual com potenciais alunos;
Qualifica leads automaticamente: identifica curso de interesse, modalidade preferida, condições financeiras e urgência de matrícula;
Responde dúvidas complexas: esclarece questões sobre grade curricular, reconhecimento MEC, bolsas, formas de pagamento e processo seletivo;
Conduz jornadas personalizadas: adapta o fluxo de conversa conforme o perfil e as respostas do lead;
Integra-se à API Oficial do WhatsApp Business: garante segurança, governança de dados e conformidade com a LGPD;
Transfere leads qualificados: quando o estudante está pronto para matricular, o agente entrega ao time humano todas as informações organizadas.
Implementação estratégica para o período de festas
A estratégia foi clara: durante as semanas entre Natal e Ano Novo, o Whizz seria 100% responsável pela primeira etapa do funil de matrículas: a qualificação. O objetivo era que, ao retornarem do recesso, os consultores educacionais encontrassem leads aquecidos, prontos para a conversão final.
O próximo passo planejado é integrar funcionalidades de pagamento diretamente na jornada, permitindo que o processo de matrícula seja ainda mais completo e autônomo.
Resultados: qualificação superior e elogios do time comercial
Os resultados superaram todas as expectativas. O projeto provou que IA conversacional no WhatsApp não é apenas uma ferramenta de automação, mas um verdadeiro impulsionador de qualidade na operação comercial.
Principais Conquistas
Experiência e conversão incríveis com o Whizz Qualificador operando de forma 100% autônoma;
100% dos leads qualificados com informações completas antes da transferência para o time humano;
Qualidade da qualificação elogiada pela liderança, que recebeu feedback muito positivo do time de vendas;
Zero aumento de custo operacional durante o período — o time descansou enquanto a IA trabalhou;
Leads prontos para conclusão da matrícula ao retorno do time humano.
O que o time de vendas disse
O feedback interno foi muito positivo. Os consultores educacionais destacaram principalmente a qualidade da qualificação feita pelo Whizz Agent.
Os leads chegavam ao time humano com:
Informações completas sobre curso de interesse;
Modalidade preferida identificada;
Perfil financeiro mapeado;
Dúvidas iniciais já esclarecidas;
Alto nível de engajamento e prontidão para matrícula.
Um supervisor de vendas comentou sobre como o agente estava qualificando corretamente e passando leads quentes para o time — uma qualidade que antes era difícil de alcançar mesmo com atendimento 100% humano.
A expansão: do sucesso pontual à operação contínua e novos agentes
Com o sucesso absoluto da operação de fim de ano, a decisão foi imediata: manter o Whizz Qualificador ativado 100% na jornada de matrículas de forma contínua.
Mas a transformação não parou por aí.
Novo agente para acolhimento de calouros
O Grupo Gavinho aprovou a construção de um segundo agente de IA dedicado exclusivamente ao acolhimento de calouros, uma jornada que até então era realizada por outra solução de IA concorrente (Zaia).
A entrega foi surpreendentemente rápida: o novo agente entrou em produção no início de 2026, com excelente qualidade e já gerando elogios do cliente.
Esse novo Whizz Agent tem funções específicas:
Dar boas-vindas aos novos alunos;
Orientar sobre o acesso ao ambiente virtual de aprendizagem (AVA);
Explicar cronogramas, prazos e próximos passos;
Responder dúvidas sobre documentação, boletos e mensalidades;
Conectar calouros com serviços institucionais (biblioteca, secretaria, suporte técnico);
O contexto do mercado educacional: por que IA no WhatsApp é essencial?
O setor de educação superior no Brasil enfrenta desafios únicos que tornam a adoção de IA conversacional no WhatsApp não apenas desejável, mas essencial:
1. Volume massivo de leads com necessidade de qualificação
Durante períodos de vestibular e matrículas, instituições de ensino recebem milhares de leads diariamente. O WhatsApp se consolidou como o canal preferido dos brasileiros para comunicação com empresas.
No entanto, muitos desses leads:
Fazem perguntas genéricas ("quanto custa?", "tem bolsa?");
Não sabem exatamente qual curso querem;
Ainda não estão prontos para decidir;
Precisam de educação sobre modalidades (EAD, presencial, híbrido).
Sem automação inteligente, o time comercial perde tempo valioso com leads frios, enquanto os leads quentes podem ficar esperando.
2. Expectativa de resposta rápida
No mundo atual, estudantes esperam respostas rápidas no WhatsApp. No setor educacional, onde a concorrência é acirrada, essa velocidade pode ser a diferença entre conquistar ou perder um aluno.
Chatbots tradicionais baseados em regras falham em entender linguagem natural, gerando frustração. Já agentes de IA conversacional respondem com contexto, empatia e precisão.
3. Sazonalidade extrema
O mercado educacional tem picos absurdos de demanda em:
Janeiro/fevereiro (início do ano letivo);
Julho (meio do ano);
Novembro/dezembro (vestibulares e matrículas antecipadas).
Contratar e treinar equipes temporárias é caro e ineficiente. Com IA conversacional, a escalabilidade é infinita, o Whizz atende 1 ou 10.000 conversas simultâneas com a mesma qualidade.
Dados do setor: como clientes educacionais da OmniChat estão performando
A OmniChat atende diversas instituições de ensino superior no Brasil. Dados de outras instituições educacionais que implementaram soluções similares mostram resultados expressivos:
15% de aumento no volume de matrículas em campanhas com IA ativa;
78,2% de crescimento na capacidade de atendimento sem aumentar equipe;
91,4% de redução no tempo médio de resposta;
+19,6 pontos percentuais em CSAT em média;
Zero aumento de custo operacional com escalabilidade sustentável.
Instituições que chegaram a alcançar o equivalente a mais de 50 Maracanãs lotados em atendimentos via WhatsApp, com respostas 7 vezes mais rápidas, dobrando a capacidade de atendimento.
Esses números mostram uma tendência clara: instituições que adotam IA conversacional no WhatsApp vendem mais, atendem melhor e gastam menos.
Próximos passos: como implementar IA Conversacional na sua instituição
Interessado em replicar o sucesso do Grupo Gavinho? A OmniChat oferece:
Diagnóstico da sua operação de atendimento no WhatsApp;
Demonstração do Whizz Agent em ação;
Consultoria estratégica para identificar jornadas prioritárias;
Implementação rápida com acompanhamento dedicado;
Suporte especializado com foco em educação
Entre em contato com a OmniChat e descubra como a IA conversacional pode transformar a captação, conversão e retenção de alunos da sua instituição.