A plataforma da Omnichat pode ser utilizada de qualquer dispositivo desde que esteja conectado à internet.
Para auxiliar os Clientes quanto ao uso da plataforma pelos seus vendedores, implementamos esta nova funcionalidade que permitirá ao Administrador da conta, configurar um Controle de acesso com desconexão automática de acordo com o horário de atendimento dos times. Veja como funciona.
Importante:
O uso desta funcionalidade é totalmente opcional e dependerá da ativação do Administrador para ser aplicada.
A Omnichat não se responsabiliza em caso de interrupção de vendas devido ao bloqueio do acesso à Plataforma em razão da configuração da funcionalidade Controle de Acesso com desconexão automática pelo Administrador
Para que seus vendedores possam executar seu trabalho, a empresa deve fazer bom uso desta funcionalidade, levando em consideração as excepcionalidades que possam surgir.
Ao optar por utilizar esta funcionalidade, recomendamos que o Cliente divulgue-a previamente aos seus vendedores, explicando seu funcionamento para que eles não sejam pegos de surpresa com as mudanças.
A funcionalidade Controle de Acesso não abrange gestão e controle de ponto dos vendedores, cabendo ao Cliente fazer essa gestão e controle por conta própria.
Ao utilizar o sistema de presença, os vendedores terão seus status validados como online, ausente e offline. Caso ocorra a perda de conexão por ficar muito tempo ausente antes do seu horário final de atendimento, a desconexão automática do Controle de Acesso não irá atuar, tendo em vista que a desconexão já terá ocorrido em razão da ausência prolongada.
O vendedor poderá se desconectar manualmente da Plataforma a qualquer momento e voltar a acessá-la desde que esteja dentro do horário de atendimento do seu time.
Tanto o bloqueio quanto a desconexão automática serão aplicados apenas nos usuários com perfil de Vendedor.
O Controle de Acesso também afetará os vendedores logados pelo App.
Caso o cliente precise rastrear alguma desconexão, poderá utilizar o Painel de Controle buscando pelo vendedor que foi desconectado.
Atualizações feitas no Horário de Atendimento ao longo do dia, só irão refletir no Controle de acesso e desconexão automática do vendedor após ele se deslogar e logar novamente na Plataforma.
O Controle de Acesso está disponível apenas para clientes com o Plano Enterprise!
1º Passo: Defina os Horários de Atendimento
É possível conferir as instruções detalhadas neste artigo: https://help.omni.chat/pt-BR/articles/6551928-como-configurar-os-horarios-de-atendimento-especificos-dos-seus-times
Nos dias em que for selecionada a opção “aberta”, deverá ser informado um Horário de Atendimento específico.
No exemplo abaixo, a configuração foi realizada de uma forma que o Horário de Atendimento dos vendedores de determinado time é de segunda à sexta-feira das 08:00 às 20:00, sendo que sábado e domingo os vendedores não atendem.
Obs:
Caso não haja um Horário de Atendimento definido para o time de vendedores, não será possível utilizar a funcionalidade de Controle de Acesso.
Ao criar ou editar um Horário de Atendimento e adicionar um time de vendedores que já esteja vinculado em outro Horário, o que valerá será a última alteração, tendo em vista que um time de vendedores somente pode possuir um Horário de Atendimento.
A definição de Horário de Atendimento serve como um guia para auxiliar na gestão dos times de vendedores, cabendo ao supervisor do time e ao Administrador realizar o acompanhamento e orientação quanto ao uso de outras funcionalidades da Plataforma.
2º Passo: Ative o Controle de Acesso clicando neste ícone:
Ao clicar, será aberta uma nova janela para que possa ativar o Controle de Acesso.
Ao acionar a opção “ativar funcionalidade”, o Controle de Acesso utilizará os Horários de Atendimento definidos anteriormente para realizar o controle a partir de que horário o vendedor poderá logar na Plataforma e até que horário ele poderá permanecer conectado a ela.
No exemplo utilizado no 1º Passo, um vendedor que tentar acessar a Plataforma antes das 08:00 será bloqueado, sendo que somente a partir das 08:00 seu acesso será liberado.
Obs:
Em casos de vendedores presentes em mais de um time em que os Horários de Atendimento sejam diferentes, os horários serão somados para realizar o Controle de Acesso destes vendedores.
Por exemplo:
Horário do time 1: 08:00 às 12:00
Horário do time 2: 12:00 às 16:00
Para o vendedor que está em ambos os times: ele poderá acessar a Plataforma as 08:00 e permanecer conectado até as 16:00.
Em casos de vendedores presentes em mais de um time em que os Horários de Atendimento sejam conflitantes, então prevalecerá o mais flexível para realização do Controle de Acesso.
Por exemplo:
Horário do time 1: 08:00 às 18:00
Horário do time 2: fechada (time não atende neste dia/horário)
Para o vendedor que está em ambos os times: ele poderá acessar a Plataforma as 08:00 e permanecer conectado até 18:00, independentemente de também ser parte do time 2 que não atende naquele dia/horário.
Nos dias em que determinado time estiver com Horário de Atendimento definido como "fechado", os vendedores deste time não poderão acessar a Plataforma.
3º Passo: Defina um tempo de tolerância para desconexão automática
O Tempo de Tolerância permite que o vendedor permaneça mais tempo além do Horário de Atendimento para finalização das tarefas, conforme definido pelo Administrador.
O uso do Tempo de Tolerância para desconexão automática é opcional, sendo possível definir Tempos de Tolerância diferentes para cada Horário de Atendimento, com o tempo máximo de 60 minutos. Por padrão de mercado recomenda-se um Tempo de Tolerância 10 minutos.
Caso não seja estabelecido nenhum Tempo de Tolerância, a desconexão do vendedor será realizada ao final do seu Horário de Atendimento, sem a concessão de qualquer tempo extra para a finalização de tarefas.
Utilizando novamente o exemplo do 1º Passo, um vendedor será desconectado às 20:00 em ponto. Caso o Administrador estabeleça 30 minutos de Tempo de Tolerância, o vendedor receberá um aviso de encerramento do seu Horário de Atendimento e poderá seguir conectado até 20:30
Obs:
Considere configurar um Tempo de Tolerância para que o vendedor possua tempo hábil de fechar suas vendas, finalizar seus atendimentos e se organizar para o próximo dia.
Ao clicar em SALVAR, estará finalizada a configuração do Controle de Acesso, sendo que a funcionalidade passará a funcionar no primeiro login do vendedor após a configuração.
NOTIFICAÇÕES:
Ao tentar acessar a Plataforma fora do seu Horário de Atendimento, o vendedor receberá o seguinte alerta:
Ao ser desconectado, o vendedor receberá a seguinte notificação:
Além destas notificações, também avisaremos com 10min de antecedência ao vendedor logado que seu horário está próximo do encerramento:
Se houver tempo de tolerância configurado, avisaremos assim que a tolerância inciciar (exemplo abaixo, 30min de tolerância configurada):
Pronto! Agora você já sabe como ativar o Controle de Acesso por Horário de Atendimento!
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